Zakelijk evenement organiseren?
Met deze 5 stappen wordt het zeker een succes!

Het organiseren van een zakelijk evenement kan nogal een uitdaging zijn. Er is namelijk erg veel waar je aan moet denken om het tot een succes te maken. Of je nu een conferentie of productlancering organiseert, het is altijd belangrijk om een goede planning aan te houden. Kun je daar wel wat hulp bij gebruiken? Lees dan vooral even verder. In deze blog kijken we stap voor stap naar wat jij moet regelen om een goed zakelijk evenement te organiseren. Zo wordt het zeker een succes!

Stap 1: Bepaal je doel en doelgroep

Allereerst is het erg belangrijk om goed voor ogen te hebben wat je met je evenement wil bereiken en vooral ook wie je ermee wil bereiken. Dit klinkt als een logische stap, maar toch wordt de waarde hiervan vaak onderschat. Het bepalen van je doel en doelgroep zijn echter misschien wel de belangrijkste bouwstenen voor een succesvol evenement. Het geeft je richting in wat belangrijk is en wat niet.

Stap 2: Kies de juiste locatie en datum

Weet je inmiddels goed wie en wat je wil bereiken met je zakelijke evenement? Dan is het tijd om een datum te prikken en een locatie te kiezen. Bij het prikken van een datum is het belangrijk om te kijken naar je concurrenten. Zij hebben namelijk waarschijnlijk dezelfde doelgroep, waardoor het niet handig is om een evenement te organiseren op dezelfde datum als je concurrent. Anders zul je veel mensen mislopen. Kies daarnaast een datum buiten de vakanties. Zo heb je de meeste kans dat je zoveel mogelijk mensen kunt bereiken.

Ook de keuze van je locatie is erg belangrijk. Dit moet namelijk passen bij het soort evenement dat je organiseert en bij je doelgroep. Daarnaast is het ook handig om te kijken naar de bereikbaarheid van de locatie en de ruimte die het heeft. Het zou namelijk jammer zijn als mensen afhaken, omdat je locatie slecht bereikbaar is of dat je mensen moet weigeren, omdat er onvoldoende plek is.

Stap 3: Zorg voor een aantrekkelijk programma

De inhoud van je programma bepaalt of je doelgroep interesse heeft of niet. Het is dan ook erg belangrijk om te zorgen voor een aantrekkelijk en interessant programma. Vergeet daarbij ook niet om voldoende pauzes in te lassen. Zo hebben je bezoekers ook tijd om even informatie uit te wisselen of te netwerken. Maak je programma overzichtelijk en communiceer goed wat bezoekers kunnen verwachten. Zo ontstaat er geen verwarring, twijfel of verkeerde verwachtingen.

Stap 4: Promoot je evenement

Als alles geregeld is, is het tijd om te promoten. Dit kun je zowel online als offline doen. Maak dan ook gebruik van verschillende marketingkanalen, zoals e-mailmarketing, traditionele media en sociale media om je evenement onder de aandacht te brengen. Je kunt hierbij je creatieve geest zijn gang laten gaan. Belangrijk is vooral dat je boodschap duidelijk en aantrekkelijk is, zodat mensen gemotiveerd raken om jouw evenement te bezoeken. Vergeet niet om ook een duidelijke call-to-action toe te voegen, zodat mensen direct kaartjes kunnen kopen of zich kunnen registreren.

Stap 5: Evalueer en analyseer

Tot slot is het ook erg belangrijk om je evenement na afloop goed te evalueren. Hoe beter je dit doet, des te meer je er van kan leren voor de volgende keer. Een goed idee om de resultaten van je online marketingcampagne te analyseren. Kijk hierbij bijvoorbeeld hoeveel bezoekers er via je online kanalen bij je evenement terecht zijn gekomen en welke kanalen hierin het meest succesvol waren. Dan weet je dat deze kanalen de volgende keer ook in kan zetten.